Voorbij een valse start
Door: Onno van Eijk
?
?Zijn er eigenlijk stukken voor deze vergadering? Ik heb geen idee, ik ben slechts een vervanger dus ik kom vandaag voornamelijk om te luisteren en om eens te kijken wie er allemaal zijn. Ohw, ik geloof wel dat er iets van stukken waren dacht ik. Ach, de voorzitter zal ons vast wel goed door deze middag heen loodsen?.
Zomaar een gesprek dat ik opving tijdens een eerste vergadering van een extern overleg waar ik aan deelnam. Een overleg dat ging over de toekomst van een gebied in Nederland. Over urgenties, kansen en een gezamenlijke visie op de toekomst. Dan blijf ik me toch verbazen hoe slecht sommige professionals zich voorbereiden op dit soort onderhandelingen. Nog te vaak hebben mensen ook helemaal niet door dat een dergelijk overleg vaak direct of indirect een onderhandeling is. Om de belangen van jouw organisatie goed te kunnen behartigen in zo?n overleg is het een absolute vereiste dat je je goed voorbereid. Want natuurlijk lukt het de voorzitter wel om de aanwezigen goed door de middag heen te leiden en natuurlijk wordt je niet weggestuurd omdat je vooraf geen stukken hebt gelezen, maar wat een gemiste kans om effectief met elkaar samen te werken. Het kan zoveel beter!
Juist in de startfase van projecten kan je veel winst boeken door je goed voor te bereiden. Stel jezelf voor het overleg de vraag welke partijen er aan tafel zitten en wat je van hen weet. Welke standpunten verkondigen zij, welke belangen hebben ze? Wat weet ik hier al van en waar wil ik nog achterkomen? Hoe ziet de achterban van de verschillende partijen eruit? Wie vertegenwoordigen zij eigenlijk? En welk mandaat heeft de persoon die namens deze partij aan tafel zit? Natuurlijk kan je niet altijd alles voorafgaand aan een overleg weten, maar het is wel goed om je best te doen zoveel mogelijk informatie te hebben over wat voor andere partijen belangrijk is. Even vooraf bellen met een andere partij kan dan heel handig zijn. En ga dan niet alleen je vrienden bellen bij de organisaties die je toch al goed kent, maar neem juist ook contact op met partijen die je nog niet kent en die straks wel bij het overleg zitten. Waar zitten hun belangen, welke ambities hebben zij en wellicht zie je al mogelijkheden om slimme koppelingen te maken met de belangen van je eigen organisatie.
Want dat is natuurlijk deel twee van je ?huiswerk?. Hoe zit je eigen organisatie erin? Wat is voor jouw organisatie echt belangrijk in dit traject? Welke middelen kunnen er vanuit jouw organisatie worden ingezet? Hoe zit het met geld, menskracht, expertise en beschikbare wet- en regelgeving? Hoe zit het met je eigen mandaat? En wat kunnen we doen om onze eigen belangen toch zo goed mogelijk te realiseren als we er met deze partijen aan tafel niet uitkomen?
Het klinkt misschien als veel werk vooraf, maar ik heb gemerkt dat het zich duidelijk terug betaalt. Zeker als het gaat om een samenwerkingstraject dat vaak maanden/jaren duurt. Als je namelijk zelf goed weet hoe je eigen organisatie erin zit kan je dat vaak ook duidelijk verwoorden, zodat andere partijen snappen wat voor jouw organisatie van belang is. Het geeft je ook de rust om goed naar andere partijen te luisteren. En door goed te luisteren kan nu net een aantal puzzelstukjes op z?n plek vallen van dingen die je vooraf nog niet wist. Dat geeft vervolgens weer de mogelijkheid om op een creatieve manier aan de slag te gaan met de urgenties in een gebied en de belangen van de verschillende partijen. Waarschijnlijk vertel ik u als lezer niet iets geheel nieuws, maar heeft u voor mij voorbeelden waarbij bovenstaande echt goed gebeurt? Ik ben van mening?.dit kan nog zoveel beter!