Impressies van het Mutual Gains Netwerk Event ‘Omgaan met onzekerheden bij onderhandelingen’

Omgaan met onzekerheden bij onderhandelingen was het thema van het jaarlijkse event van ons netwerk deze zomer, dat op vrijdagmiddag 17 juni op landgoed Hilverbeek werd gehouden. Gastheer en dagvoorzitter was Frans Evers, voorzitter van het Mutual Gains Netwerk. Sprekers deze middag waren:

• Maya Meijer, bekend van o.a. Paleis Soestdijk, Buitenplaats Doornburgh en de Westergasfabriek, die veel ervaring heeft met onderhandelingen tussen haar bedrijf, omwonenden en overheden
• Tjerk Wagenaar, oud-directeur van Natuur en Milieu en voorzitter industrietafel Noordzeekanaalgebied onderdeel Klimaatakkoord (2018/19) en hoofdonderhandelaar namens milieuorganisaties als directeur N&M bij Energieakkoord (2012/13)
• Jan-Jaap de Kloet, wethouder van Wijdemeren, met een journalistieke achtergrond, die een belangrijke bijdrage leverde in de totstandkoming van het Gebiedsakkoord Oostelijke Vechtplassen
• Haro Schultz van Haegen, die in zijn jaren bij Shell een van de vroege deelnemers aan het Harvard Negotiation Program was; gaf 10 jaar les in onderhandelen voor leden van de NVP (private investeerders) en heeft veel ervaring in onderhandelingen over fusies en overnames

Femke Vergeest, actief lid van het Mutual Gains Netwerk, schrijft:

“Niemand kan de toekomst voorspellen. Toch werken we iedere dag aan die toekomst. Verandering betekent vaak onzekerheid. Kijk maar naar de huidige stikstof crisis. Er liggen plannen met nog veel vragen en onduidelijkheden voor diverse belanghebbenden in de nabije toekomst. Dat zorgt voor ongeloof, woede, protesten en machteloosheid. Niemand weet hoe de plannen over een aantal jaar precies uitpakken. Toch is besluitvorming nú aan de orde. Hoe neem je besluiten indien sprake is van veel onzekerheden? Tijdens het jaarlijkse MGA-event, dat dit keer plaats vond op Landgoed Hilverbeek, gingen we met zo’n 60 professionals uit het MGA-netwerk met elkaar hierover in gesprek.                                                                                                         Het was een inspirerende middag om weer samen met andere MGA-procesbegeleiders ervaringen uit te wisselen en inzichten te delen. Onderstaande reflecties deel ik graag met je:

• Veel van onze processen en onderhandelingen van dit moment vinden plaats in het licht van grote onzekerheden voor de nabije toekomst. Desondanks willen partijen komen tot besluitvorming of een overeenkomst. Juist het meenemen van mogelijke opties in verschillende scenario’s, kan helpen om in een overeenkomst visies van verschillende partijen een plek te geven.
• Onzekerheden kunnen mensen verlammen of leiden tot uitstel van besluitvorming: we weten immers (nog) niet genoeg. Maar wanneer heb je dan wel voldoende informatie om te kunnen beslissen? Als procesbegeleider kun je hier terdege rekening mee houden door alternatieve opties en scenario’s al in de overeenkomst op te nemen. Zo voorkom je dat kostbare tijd en energie verspild worden door onnodige vertraging of uitstel.
• Onzekerheden kunnen juist constructief gebruikt worden omdat het je dwingt tot het nadenken over mogelijke andere oplossingen. Met de inzet van veel creativiteit kunnen verschillende toekomstscenario’s en de bijbehorende consequenties worden doordacht. Onzekerheden zijn dus niet alleen maar negatief: het is ook een kans om open te blijven staan voor uiteenlopende belangen, alternatieve ideeën of mogelijkheden.
• Onzekerheid kan echter ook leiden tot gevoelens van frustratie en onveiligheid (denk maar aan Corona), en daarmee uiteindelijk tot wantrouwen en ‘eigen bubbels’ of soms zelfs complottheorieën om onzekerheid het hoofd te bieden. 
• Complexe vraagstukken kennen altijd onzekerheden en onzekerheden beïnvloeden de onderhandelingen. Het is aan ons, procesbegeleiders, om hier alert op te zijn, te bespreken en te reduceren waar mogelijk. Een manier daarvoor is dan door meer opties in verschillende scenario’s te ontwikkelen en deze vooraf vast te leggen in de overeenkomst.” 

Hans van Zijst, mede-oprichter van ons netwerk, zag:

“Maya Meyer van de MeyerBergman Erfgoed Groep schetste het biedingsproces rond Paleis Soestdijk dat het bedrijf in 2017 succesvol heeft afgerond. Een prachtige inkijk in prijsvorming terwijl er enorme onzekerheden over de toekomstige mogelijkheden van exploitatie bestaan. Haar bijdrage ging over passie voor het gebouw en de plek, en over je nek uit durven steken.

Haro Schultz van Haegen is o.a.verbonden aan HiiL Innovating Justice en putte uit zijn onderhandelingservaringen bij voormalige werkgevers zoals Shell. Hij ging onder meer in op de rol van BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) in het omgaan met onzekerheden. Het is je anker in de onderhandelingen: wat heb je als de deal niet doorgaat. Doet een onzekerheid zich in je BATNA niet voor en in de lopende onderhandeling wel? Dan heb je zelf de keuze om de waarde van de onzekerheid af te wegen tegen de zekerheid van je BATNA. Het is dus ook een instrument om te kunnen omgaan met onzekerheden.

Tjerk Wagenaar illustreerde zijn glibberige pad tussen het onderhandelen met grote bedrijven en het managen van de weerstand in de achterban van natuur- en milieuorganisaties. Als oud-directeur van de Stichting Natuur en Milieu ervaarde hij aan den lijve hoe moeilijk dat is, omdat je aan de onderhandelingstafel voortdurend rekening moet houden met de haalbaarheid van een akkoord bij de achterban met gematigden en fundamentelen. Zijn afdronk “Door beproeving groeit wijsheid” vatte zijn verhaal pakkend samen.

Jan-Jaap de Kloet besteedde zijn laatste middag als wethouder van Wijdemeren in ons midden. Hij reflecteerde op zijn bestuurlijke ervaringen in de burgerparticipatie rond de Aanpak Oostelijke Vechtplassen. Het wegen van verschillende belangen in verschillende delen van de gemeente rond de aanpak van de Vechtplassen bleek in de praktijk geen sinecure. In een project waarin het onzeker is of er een oplossing komt die voor alle bewoners aanvaardbaar is, moeten er bestuurlijke keuzes worden gemaakt, want het college van B&W moet uiteindelijke bestuurlijk zijn verantwoordelijkheid nemen.

Na deze vier persoonlijke verhalen was het tijd voor de deelnemers om zich in kleine groepen te buigen over de omgang met onzekerheden in eigen werk. Op allerhande plekken in de tuin van Hilverbeek werd deze opdracht serieus opgepakt. Na een korte wrap-up stond de borrel klaar, zodat de aanwezigen konden netwerken en nieuwe contacten opdoen.

Het was een boeiende middag waarin ‘omgaan met onzekerheden’ vanuit vele perspectieven en ervaringen werd belicht. Wat mij wel duidelijk werd in de loop van de middag is dat er geen makkelijke oplossing is. Het maakt bijvoorbeeld heel veel uit of:

• de onzekerheid bij alle partijen of bij één van de partijen in de onderhandeling aanwezig is;
• de onzekerheid bestaat omdat één van de onderhandelaars niet bereid is om relevante informatie te delen;
• de onzekerheid wordt bepaald door een niet-deelnemer aan de onderhandeling;
• de onzekerheid bepaald wordt door toekomstig handelen of nalaten van één van de partijen;
• de onzekerheid op een bepaald moment een zekerheid wordt, of ten allen tijde een onzekerheid blijft, ook na afronding van de uitvoering, en dus een risico vormt.

Er zijn zeker nog meer voorbeelden te bedenken, bovendien kunnen sommige van deze onzekerheden zich tegelijkertijd voordoen. Daarmee vraagt het omgaan met onzekerheden om maatwerk, dat wil zeggen een op de situatie toegesneden oplossing die partijen in gezamenlijkheid overeenkomen. Daarbij hoort dat zij een zodanige afspraak maken dat voor alle partijen voorzienbaar wordt wat de consequenties zijn als een onzekerheid in de praktijk een tegenvaller blijkt te zijn, zowel voor één onderhandelaar als voor alle onderhandelaars.

In mijn ervaring werkt dit in transactionele situaties anders uit dan bij gebiedsopgaven. Bij transactionele onderhandelingen kunnen handelsregels met betrekking tot verborgen gebreken, garantiestellingen, spijtoptantregels, bedenktijd, etc. soelaas bieden. In gebiedsopgaven moet er ook vertrouwen zijn tussen de partners dat allen zich tot het einde toe committeren aan de doelen van de samenwerking; men bereid is geduldig te zijn tot ook de eigen onzekerheden zijn omgezet in zekerheden; en partijen elkaar weer opzoeken als er een situatie ontstaat waarin één van de partijen met onzekerheden blijft zitten, zeker als de andere partijen hun samenwerkingsdoelen al hebben gerealiseerd.

Volgens verschillende theorieën over vertrouwen is het vastleggen van afspraken in een overeenkomst eigenlijk een gevolg van onvoldoende vertrouwen tussen partijen. Ik ben zelf van mening dat het vastleggen van afspraken over situaties die zich onverhoopt toch voordoen, meerwaarde heeft om een eventueel vertrouwenstekort te overbruggen. Deze zogenaamde ‘wat-nu-als…’ bepalingen bieden de gelegenheid om op een verantwoorde manier om te gaan met onzekerheden, zonder deze overigens weg te nemen.

Helemaal niets doen vanwege de onvoorspelbaarheid van onzekerheden is wat mij betreft geen optie. Daarmee lossen we de problemen van ons land zeker niet op. En zo verliet ik de fraaie omgeving van Hilverbeek met het gevoel dat we nog veel te doen hebben om te leren omgaan met onzekerheden.”

Ayla Karmat, voor het eerst aanwezig en één van de jonge deelnemers, viel op:

“De grote rol van een charismatisch individu: bij onderhandelingen kan er veel afhangen van een specifiek persoon die (misschien deels toevallig) op het juiste moment op de juiste plek is met zijn/haar specifieke persoonlijkheid en eigenschappen. Ik vond de sprekers op het evenement allemaal zeer charismatisch en vraag me nu af of dat eigenschappen zijn die goed aan te leren zijn, of dat je daar als mens een bepaalde aanleg voor moet hebben.

Het viel me ook op dat er veel van de aanwezigen en sprekers niet van kleur waren, rondom pensioenleeftijd, met veel (bestuurlijke) ervaring. Ik weet dat dat op veel andere plekken in de maatschappij ook het geval is: de plekken waar belangrijke besluiten worden genomen en de invloedrijke posities worden vaak door mensen met specifieke eigenschappen (niet van kleur, hoogopgeleid en vaak man) bekleed. Na afloop van de bijeenkomst vroeg ik me af of dat iets doet met hoe ik mijn eigen ruimte ervaar om iets te vinden of te zeggen: als half-Algerijnse, jonge vrouw en niet vanuit een heel vermogend, of invloedrijk gezin. Heeft het feit dat de mensen die daar aanwezig zijn veelal een hele andere achtergrond en set aan ervaringen hebben invloed op hoe ik me beweeg in ‘hun’ wereld? Ik kan me daarnaast goed voorstellen dat ‘hun’ wereld eigenlijk helemaal niet bestaat: ten slotte heb ik geen idee waar de anderen aanwezigen hun leven zijn begonnen en welk pad hun naar hun huidige plek heeft gebracht.

Wat betreft het thema onzekerheid ben ik gesterkt in de ideeën die ik daarover heb ontwikkeld tijdens mijn werk voor Public Mediation bij de Universiteit van Amsterdam. In situaties met veel onzekerheid is eigenlijk niemand meer echt ervaren, of expert en moeten alle meningen, expertises en invalshoeken gezamenlijk en gelijkwaardig verkend worden. Transparantie en vertrouwen zijn daarbij van groot belang: ook transparantie over waarom sommige zaken/processen niet transparant gemaakt kunnen worden. Daarbij zijn goede ‘vertalers’ cruciaal: onderhandelaars die de belangen kunnen vertalen van aanwezigen, ook al verwoorden zij hun standpunten of meningen soms emotioneel, warrig, kort door de bocht, of ronduit beschuldigend. Dit geldt met name voor bijvoorbeeld ingewikkelde vraagstukken rondom de transitie die we moeten doormaken om klimaatverandering en verder verlies van biodiversiteit te voorkomen, waarbij burgers, experts en overheden -ofwel mensen vanuit hele verschillende werelden met ieder hun eigen logica- gezamenlijk tot passende en gedragen oplossingen moeten komen in situaties waar kennis en informatie vaak ontoereikend of tegenstrijdig zijn.” 

Tenslotte van de redactie: Haro Schultz van Haegen begon zijn bijdrage met te zeggen dat de meeste onzekerheden in onderhandelingen direct te maken hebben met gebrek aan integraliteit en incongruentie van beschikbare kennis bij de onderhandelaars. Hij werkte dat verder uit met voorbeelden. Wij denken dat de meer ervaren bemiddelaars uit ons netwerk nog vele voorbeelden kunnen aanreiken. Dat betekent ook dat in te veel gevallen de mogelijkheden van Joint Fact Finding door de onderhandelaars helaas te weinig worden benut. Juist in een fase waarin partijen met elkaar open overleggen over hun kennisbehoefte in samenhang met hun belangen bij de verschillende issues en samen de opdrachten tot onderzoek en de uitvoerders daarvan kiezen, vertrouwen in het proces wordt opgebouwd. Standpunten worden vervangen door onderzoeksvragen, welles-nietes over de feiten wordt vervangen door interesse in andermans overwegingen, zicht op het resultaat van de onderhandelingen wordt bewust naar de toekomst verschoven. Wat zou dat geholpen hebben bij bv de stikstof discussie.