Een MGA-opdracht: wie is de ‘echte’ opdrachtgever en wil die echt consensus bereiken?
“Het was wel wennen hoor, ik mocht alleen maar iets zeggen als ik van Frans het woord kreeg, net als alle andere deelnemers aan de onderhandelingen.” Aldus een politieke bestuurder/opdrachtgever voor wie ik in de loop van de jaren nogal complexe onderhandelingen tot een goed eind mocht helpen. De relatie tussen opdrachtgever en onafhankelijke procesbegeleider is vaak ingewikkeld en is kritisch voor je positie als procesbegeleider. In de literatuur vind je dat:
“De relatie tussen de opdrachtgever binnen de overheid en de onafhankelijke procesbegeleider wordt gekenmerkt door duidelijkheid in rollen, bestuurlijke zorgvuldigheid en wederzijds vertrouwen. De overheidsopdrachtgever is verantwoordelijk voor het vaststellen van het beleidskader, de bestuurlijke context, de doelstellingen en de randvoorwaarden van het proces. De onafhankelijke procesbegeleider is verantwoordelijk voor het professioneel en zorgvuldig begeleiden van het proces binnen deze kaders, zonder inhoudelijke of bestuurlijke verantwoordelijkheid te dragen.
De onafhankelijkheid van de procesbegeleider is van groot belang binnen overheidsopdrachten. Deze onafhankelijkheid waarborgt een transparant, evenwichtig en zorgvuldig proces, waarin alle betrokken partijen en belanghebbenden op een gelijkwaardige wijze worden betrokken. De procesbegeleider stuurt op de kwaliteit van het proces en de interactie, niet op de inhoudelijke uitkomsten of bestuurlijke besluitvorming. De verantwoordelijkheid voor beleidskeuzes en besluiten blijft te allen tijde bij het bevoegde bestuursorgaan.” Et cetera.
Maar in een goed MGA-traject is bovenstaande voor een groot deel niet waar. Een bestuurder die zelf alle verantwoordelijkheid voor de inhoud wil houden door een eigen beslissing te nemen over de uitkomst van bijvoorbeeld een onderhandelingstraject met stakeholders, heeft het niet begrepen: zijn/haar instemming met een op tafel liggend resultaat dient gedurende de onderhandelingen duidelijk te zijn geworden. De opdrachtgever kan zelf aanwezig zijn, maar kan ook door een vertegenwoordiger met mandaat in de onderhandelingen worden vertegenwoordigd.
En is er wel sprake van een MGA-onderhandeling? Ga als mogelijk onafhankelijke voorzitter/begeleider precies na wat de bedoeling is: een vastgelopen dialoog weer op gang brengen, een participatie traject begeleiden of faciliteren? Wil de opdrachtgever zich niet uiten over meetbare criteria waaraan de uitkomst moet voldoen? Is het een traject omdat het van de wet moet en weet de opdrachtgever al dat hij/zij alternatieven niet wil bekijken? Wat is de formele procedure, welke wetten zijn van toepassing? Wil de opdrachtgever eigenlijk alleen maar een technische voorzitter etc. Als die vragen naar bevrediging zijn beantwoord en je vertrouwt de opdrachtgever dat er een echt open onderhandelingstraject met alle relevante stakeholders kan plaatsvinden, dan kun je aan het werk.
Hoe werk je nu als MGA-deskundige in een ingewikkelde multi-party onderhandeling als onafhankelijke voorzitter? Je begint, nadat je de hiervoor bedoelde antwoorden hebt gekregen, met een gesprek met de echte opdrachtgever. Is hij/zij de besluitbevoegde in deze kwestie, en niet een ambtenaar die lopende het proces of zelfs aan het eind instemming van een hogergeplaatste moet vragen? Is het duidelijk dat hij/zij een onderhandeling wil waarbij niet tevoren is bepaald wat eruit moet komen, m.a.w. ziet de opdrachtgever de opdracht niet als een project? Belangrijk: is de opdrachtgever bereid zelf naar een eerste bijeenkomst te komen en daar te verklaren dat hij/zij echt op consensus met de stakeholders uit is? Of zelfs, zoals een wethouder/opdrachtgever daaraan toevoegde: aan mij zal het niet liggen! Of de hoogheemraad die bij zijn inleiding op het door hem voorgestelde MGA-proces verklaarde dat hij de optie om terug te vallen op zijn juridisch mogelijke “Alleingang” uitsloot. Omdat alle anderen dachten dat dit het BATNA van het Waterschap was, legde hij in één zin een vertrouwensbasis voor de oplossing van een conflict dat al bijna 20 jaar duurde.
Mijn ervaring is dat als een opdrachtgever niet wil of kan verklaren dat ook haar/zijn doel is consensus te bereiken: begin er dan niet aan.
Loopt het gesprek goed en is duidelijk of en hoe de opdrachtgever instemt met de uitgangspunten van een MGA-traject, dan vraag je om een verkenningsopdracht om te kunnen nagaan welke issues belangrijk zijn, wie de aanwezige stakeholders zouden zijn, die te spreken over waarden, belangen en mogelijke BATNA’s en vast te stellen of jij het vertrouwen van die stakeholders kan krijgen. Want de opdrachtgever bepaalt niet alleen of er vertrouwen in je is! Of dat je onafhankelijk bent, ook jij zelf niet!
Met het resultaat van deze ronde breng je verslag uit aan de opdrachtgever, die dan vergezeld wordt door degene die namens hem/haar aan de onderhandelingen zal deelnemen. Als je denkt dat je alle noodzakelijke deelnemers hebt gesproken en hun voorlopig vertrouwen hebt, roep je dat gezelschap bij elkaar, liefst in een stimulerende omgeving met relatie tot de voorliggende problematiek.
Zorg voor een prettige ontvangst door zelf bij de ingang van de ruimte iedereen persoonlijk welkom te heten. De opdrachtgever is aanwezig en zegt dat hij/zij erop uit is overeenstemming met stakeholders te bereiken met de vermelding dat hij een andere verantwoordelijkheid heeft dan de meeste andere aanwezigen, maar dat die zijn wens tot overeenstemming niet zal hinderen. Daarmee is de context duidelijk en kun je aan de slag, en niet vergeten: op grond van de voorbereidende gesprekken heb je al een voorlopige belangenmatrix in je zak. Aan het eind van de eerste bijeenkomst vraag je of de aanwezigen vinden dat je de beloofde onafhankelijkheid hebt zichtbaar gemaakt. Als er twijfels worden geuit die gebaseerd zijn op jouw inbreng dan wel op je relatie met de opdrachtgever, geef je de opdracht terug.
Mr. F.W.R. Evers
s-Graveland, januari 2026